Documentación oficial
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Comite de compras | Centralización de compras | Conflictos de interés | Soporte Normativo
Criterios de selección | Proceso Licitatorio
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Comité de compras
El Comité de Compras está compuesto por un grupo de colaboradores encargado de la revisión y aprobación de Adquisiciones, Contratos, Proveedores y Contratistas Mayores y/o Recurrentes. Tiene el deber de identificar y evaluar las oportunidades de negociación que generen economías de escala relevantes en los procesos de abastecimiento para la Institución, llevan a cabo la protocolización del cierre de los procesos de licitación abiertos mediante el Acta de Cierre, tiene la autonomía de aprobación en compras con montos entre ciento veinte (120) SMMLV y quinientos trece (513) SMMLV, estos valores más IVA.
El Comité está conformado por:
- Vicerrector de Estrategia y Administración;
- Director de Asuntos Legales y Contratación;
- Jefe de Compras;
- Miembro del consejo de delegados o la persona que éste designe
- Invitados.
Centralización de las compras
Todas las compras de bienes y contratación de servicios se deben realizar a través del área de Abastecimiento, y sólo esta área podrá negociar y/o cotizar con proveedores. De igual forma, el área de Abastecimiento es el único autorizado para expedir órdenes de compra, sin excepciones.
Para el caso de compras especializadas, el área que genera la solicitud de pedido debe aportar el esquema general del proyecto y el análisis de rentabilidad respectivo, con la información suficiente y soportada, que debe ser sustentada en el comité de compras.
Así mismo, para las compras que requieran un concepto especializado, el área de abastecimiento debe apoyarse en el área solicitante o especializada que conoce a profundidad el requerimiento, o pondrá a criterio del comité de compras, contratar el servicio de terceros especializados y/o asesores que acompañen este proceso.
Las SP y OP deben estar completamente diligenciadas con el fin de atender las necesidades solicitadas y no se podrán fraccionar los valores de los contratos, compras de bienes y servicios con el fin de ajustarlos a los límites permitidos de aprobación. Esto último, en consideración a los estatutos y a las políticas institucionales, se considera una falta grave.
Conflicto de interés
De acuerdo con la política de Conflictos de Interés, no podrán ofertar bienes o servicios personas que sean cónyuges, compañeros permanentes o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de cualquiera de los directivos de la Institución de quienes participan en la evaluación de las cotizaciones, o personas jurídicas en las que alguno de sus socios se encuentre en las condiciones referidas.
Para los Conflictos de Interés se seguirá el esquema planteado a continuación:
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CONSANGUINIDAD |
AFINIDAD |
CIVIL |
FAMILIARIDAD |
|
1° grado |
Hijos(as), padres. |
Suegros, yerno, nuera, hijos(as) del cónyuge |
Hijos(as) adoptivos(as), padres adoptantes. |
N.A. |
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2° grado |
Nietos(as), abuelos, hermanos(as). |
Hermanos(as), abuelos y nietos(as) del cónyuge. |
N.A. |
N.A. |
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3° grado |
Bisabuelos, bisnietos(as), tíos(as), sobrinos(as). |
Bisabuelos, bisnietos(as), sobrinos(as) y tíos(as) del cónyuge. |
N.A. |
N.A. |
|
4° grado |
Primos(as). |
Relación (es) sentimentales. |
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Otros |
Cónyuge |
|||
Soporte Normativo
Matriz de Delegación de Autoridad
La contratación de bienes y servicios deberán dar cumplimiento a las políticas institucionales en cuanto a la cuantía o valor estimado para el respectivo contrato u OP, antes de la aplicación de impuestos. Las limitaciones por la contratación de cuantía se establecen a continuación:
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TIPO DE COMPRA |
IMPORTE |
SOPORTE |
CONTRATO |
LICITACIÓN |
POLIZAS |
APROBACIÓN |
TIEMPO DE RESPUESTA ANS |
|
BIENES y/o SERVICIOS |
De 0 ≤ 3 SMMLV |
3 Cotizaciones |
NO |
NO |
NO |
WF SAP |
3 Días Hábiles |
|
≥ 3 hasta ≤ 10 SMMLV |
3 Cotizaciones |
NO |
NO |
NO |
WF SAP |
3 Días Hábiles |
|
|
≥ 10 hasta ≤ 52 SMMLV |
3 Cotizaciones |
SI |
NO |
SI |
WF SAP |
5 Días Hábiles |
|
|
>= 52 SMMLV |
Oferta formal con términos de referencia |
SI |
SI |
SI |
COMITÉ DE COMPRAS |
25 Días Hábiles |
|
|
HONORARIOS |
DE 0 SMMLV en adelante |
1 Soporte |
SI |
NO |
NO |
WF SAP |
3 Días Hábiles |
* La compra del bien o servicio que tenga anticipo debe llevar contrato y generar pólizas a favor de la Institución.
Criterios de selección y evaluación
La selección de los proveedores se desarrollará aplicando los criterios definidos por parte de la Institución, que corresponden a los siguientes:
| Criterio | Descripción |
|---|---|
| Calidad del producto o del servicio | - El producto o servicio debe cumplir con las condiciones establecidas previamente por la Institución, con los parámetros técnicos y de calidad definidos por el solicitante; - Garantía: En donde se tenga en cuenta las devoluciones o reemplazos de la mercancía no aceptada por el solicitante. |
| Servicio | - Servicio al cliente (Pre y Post Venta); - Estabilidad del proveedor; - Soporte técnico y mantenimiento. |
| Precio | - Dentro de un rango razonable, según el mercado, para el tipo de material o servicio; - Descuentos; - Fletes (si los hay); - Condiciones de pago. |
| Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) | Deben ser razonables con base en las necesidades internas y el bien o servicio que se esté solicitando. Para efectos de programación y recibo, las áreas de origen deben tener en cuenta los tiempos del proceso y gestión de compras, que varía dependiendo de la naturaleza y tamaño de la operación. |
| Seguridad y Salud en el Trabajo | - Afiliación al sistema de seguridad social; - Certificaciones de acuerdo con la actividad a desarrollar (si aplica). |
| Responsabilidad Social y Ambiental | - Cumplir con estándares de buenas prácticas en la contratación, desarrollo de objeto social e impacto en la sociedad. - Implementación de las mejores prácticas en el tratamiento de recursos naturales. - Apoyo al programa de Huella Grancolombiana. - Presentar licencias y permisos ambientales vigentes para las actividades de transporte y disposición final de Residuos Peligrosos, proferidos por la autoridad competente. - Realizar el transporte de mercancía a partir de lo establecido en el Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte 1079 de 2015 y Decreto 1609 de 2002, por el cual se reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera. - Entregar toda sustancia química debidamente identificada según la Ley 55 de 1993 y la Resolución 1111 de 2017 (Art. 18) o la norma que lo sustituya, o su referente internacional en caso de tratarse de un proveedor extranjero. - Presentar certificado de curso de transporte de sustancias químicas del personal que realizará la entrega del pedido. - Contar con personal capacitado para descargue de sustancias químicas. - Contar con registros de capacitación a funcionarios sobre manejo de Residuos Peligrosos, no convencionales y buenas prácticas ambientales. - Realizar la disposición final del producto adquirido convertido en residuo, previo acuerdo entre las partes o por programas posconsumo. - Dar cumplimiento a la normatividad ambiental legal vigente y otros requisitos establecidos por autoridades ambientales. - Contar con certificados ambientales, fichas técnicas y hojas de seguridad de productos y equipos adquiridos, las hojas de seguridad de los productos deben ser entregadas en idioma español y medio magnético en la cotización, el contenido de las hojas de seguridad debe estar alineado a lo estipulado en la Norma Técnica Colombiana NTC 4435. - Presentar certificados de biodegradabilidad de productos de origen natural. - Remitir a la Institución los certificados de transporte y disposición final de Residuos Peligrosos y/o no convencionales de manera oportuna. - Presentar disponibilidad para participar en las actividades establecidas en el Sistema Integrado de Gestión para la Sostenibilidad del Politécnico Grancolombiano. |
| Transparencia y Prevención de Lavado de Activos | - Garantizar que los proveedores, ni las personas directamente involucradas en la negociación por parte del proveedor han ofrecido comisiones, privilegios o dádivas de ninguna naturaleza para ser seleccionados en el proceso correspondiente. - Garantizar que sus ingresos provienen de actividades lícitas, que no se encuentran con registro negativo en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, ni dentro de una de las dos categorías de lavado de activos. |
| Manejo de información y protección de datos personales | - Utiliza mecanismos adecuados para garantizar la seguridad de la información comunicada o entregada para el desarrollo de las actividades; - Garantiza la implementación de políticas de protección de datos y adecuadas medidas de seguridad que protejan la información comunicada o entregada. |
| Manejo de información y protección de datos personales | - Utiliza mecanismos adecuados para garantizar la seguridad de la información comunicada o entregada para el desarrollo de las actividades; - Garantiza la implementación de políticas de protección de datos y adecuadas medidas de seguridad que protejan la información comunicada o entregada. |
| Evaluación Compañía | - Experiencia - Antigüedad - Tamaño de la empresa - Revisoría Fiscal |
| Evaluación Financiera | - Liquidez - Margen bruto - Margen operacional - Margen neto - Endeudamiento - Rotación CxC clientes - Rotación CxC proveedores - Rotación Inventario - Crecimiento en Ventas - Relación deuda / capital |
Proceso licitatorio
Todo proceso de licitación que se lleve a cabo en la Institución deberá ser revisado en conjunto por la jefatura de compras y la Dirección de Asuntos Legales y Contratación. La escogencia de los proveedores y el desarrollo del proceso deberá seguir los Aspectos Generales establecidos en el presente documento y las políticas institucionales de buen gobierno, responsabilidad social y ambiental, contratación y las políticas financieras vigentes.
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ACTIVIDAD |
AREAS PARTICIPANTES |
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1. Invitación a ofertar por parte de la Institución; |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
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2. Publicación de los Términos de Referencia; |
Abastecimiento |
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3. Apertura del plazo para la presentación de las ofertas por parte de terceros; |
Abastecimiento |
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4. Cierre de la convocatoria a presentar ofertas; |
Abastecimiento |
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5. Evaluación de las ofertadas presentadas; |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
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6. Revisión de las ofertas presentadas: |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
|
6.1. Revisión de documentación presentada; |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
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6.2. Cumplimiento de lo dispuesto en los términos de referencia; |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
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6.3. Revisión del valor y de la propuesta económica; |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
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6.4. Revisión de las condiciones y cualidades de los oferentes. |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
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6.5. Finalización de la revisión técnica y financiera de la propuesta presentada. |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
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7. Selección del Proponente |
Comité de Compras |
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8. Gestión del Contrato; |
Área especializada / Asuntos Legales |
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9. Firma del contrato; |
Área especializada / Asuntos Legales |
|
10. Seguimiento de la actividad del proveedor; |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |
|
11. Acta de cierre del contrato y finalización del proceso. |
Abastecimiento / Área especializada / Asuntos Legales |