Organizar nuestra documentación para facilitar la vida

Las agendas físicas, aquel utensilio que sirvió por mucho tiempo para anotar las citas, datos importantes, cumpleaños y números telefónicos, eran una herramienta indispensable para quienes tenían que manejar un número determinado de datos que le permitieran optimizar su trabajo y atender de mejor forma sus actividades personales y profesionales.

 

Igualmente, podemos pensar en una serie de utensilios que se usaron en los años ochenta y que hoy en día algunas personas se resisten a migrar a otro tipo de ayudas que hoy se encuentran en el mundo digital.

 

Poco a poco, esa agenda fue migrando, en primera instancia fueron los números telefónicos que comenzaron a ser almacenados en los celulares, luego las fechas de cumpleaños también podían ser registradas en el mismo dispositivo y con una alarma recordatorio, también las citas y reuniones llegaron al móvil y el desarrollo de la posibilidad de almacenar notas hicieron que la tradicional agenda pasara a un segundo plano.

 

 

Las tecnologías de la información y la comunicación permiten desarrollar una gestión de nuestra información en un solo dispositivo y con la posibilidad de tener todo al alcance si se cuenta con una conexión a internet.

 

Administrar citas reuniones y no perderlas con un recordatoria sigue primando, pero ahora puedes guardar todos tus documentos en un solo espacio, siempre teniendo en cuenta las normas de seguridad adecuada.

 

Evernote es una de las aplicaciones mejor calificadas para gestionar la información personal y laboral, generando la posibilidad de compartir y manejar documentación conjunta y trabajo colaborativo de información.

 

 

Es recomendable tener copia de los diferentes documentos personales como: cédula de ciudadanía, pasaporte, libreta militar, escrituras de propiedad, títulos valores y aquellos papeles de los que sea necesario contar con un soporte permanente. Dicha copia se debe guardar en algunas de las posibilidades de almacenamiento que se tiene en la nube, como Google Drive, Dropbox, Onedrive, Box o ICloud, entre otros servicios que se pueden encontrar en internet.

 

Se debe tener muy presente que todos los documentos los debemos organizar de tal manera que sean fáciles de recuperar. Esto requiere crear las carpetas necesarias y generar un patrón de organización según las necesidades que se tengan. Siempre hay que tener las normas de seguridad informática necesarias.