TE ENSEÑAMOS A CÓMO HACER QUE TUS REUNIONES SEAN MÁS EFECTIVAS

Según los resultados arrojados por la Encuesta de Caracterización realizada recientemente a la comunidad de Colaboradores Poli, se evidencia que un 59,1 % percibe que las reuniones programadas con el equipo u otras áreas son productivas; sin embargo, un 23,5 % considera que toman más tiempo de lo programado.

Estas estadísticas demuestran que una gran parte del tiempo laboral se emplea en asistir a reuniones, por lo cual surge la pregunta: ¿en qué momento se realizan las labores cotidianas del proceso?

Si bien las reuniones aportan una dinámica de alto impacto al trabajo por constituirse en un momento de coordinación de actividades, generación de ideas, consenso e incluso acercamiento entre pares, compañeros y equipo, se recomienda considerar los siguientes elementos antes, durante y después de programar una reunión:

• Programar reuniones que no superen las dos horas.

• Evitar hablar de otros temas que no estén en el plan de trabajo.

• En la citación especificar el propósito, objetivos y temas a tratar.

• Durante la reunión, iniciar con el contexto de la situación que se discutirá o se trabajará.

• Antes de finalizar, define la nueva fecha y hora para la próxima reunión si se llega a presentar el caso.

• Después de finalizar la reunión, envía a los asistentes un resumen o acta, enumera las tareas asignadas, los responsables y los tiempos. Con ello, puedes hacer seguimiento y evaluar la eficacia de tu reunión.

Durante el año 2020 fue lanzado el Curso: Manejo Eficiente del Tiempo en Casa, el cual fue realizado bajo el liderazgo de Luis Martin Trujillo Florez, coordinador de Proyectos Especiales del Área de Currículo Presencial y Virtual en coordinación con Recursos Humanos. En este curso se plantean aspectos sobre la gestión del tiempo, que sin duda se constituye en un elemento vital para el manejo de reuniones efectivas.

Invitamos a los colaboradores nuevos y a aquellos que no alcanzaron a desarrollar dicho curso en el 2020, a ingresar al Curso: Manejo Eficiente del Tiempo en Casa. Para acceder solo deben digitar el usuario y contraseña habitual; el curso estará habilitado hasta el próximo 31 de agosto.

Gerencia de Recursos Humanos – Bienestar y Comunicaciones Internas